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La Caja Chica es un fondo de dinero en efectivo que se utiliza para cubrir gastos menores, imprevistos o urgentes. En las cooperadoras escolares, la administración de la Caja Chica es responsabilidad de la tesorera de la cooperadora, quien es la encargada de custodiar y administrar los fondos de la cooperadoras.

Recomendaciones para la administración de la Caja Chica

Además de la designación de la tesorera como responsable de la administración de la Caja Chica, es importante establecer una serie de medidas para garantizar una administración transparente y eficaz.

Entre estas medidas, se pueden incluir las siguientes:

Elaborar un reglamento de funcionamiento de la Caja Chica que establezca las normas para su administración.

Llevar un registro detallado de los ingresos y egresos de la Caja Chica.

Realizar revisiones periódicas entre los registros contables y los saldos físicos de la Caja Chica.

Revisar periódicamente los comprobantes (Facturas y/o tickets fiscales.) de los gastos realizados.

Estas medidas ayudarán a garantizar que los recursos de la Caja Chica se utilicen de manera responsable y transparente.

Otras medidas y sugerencias para agilizar los gastos menores (Caja Chica).

Además de las medidas anteriores, creo que es importante establecer otras medidas para agilizar los gastos menores en caso de urgencias, como por ejemplo: ante la rotura de un picaporte y un aula quede cerrada con alumnos dentro. 

Una buena medida es que la asesora (directora), junto con la cooperadora, ya tengan pautado un procedimiento interno de cómo proceder ante casos de urgencia, incluyendo la llamada a un cerrajero y el pago de los gastos de la reparación.

Este ejemplo ilustra la importancia de contar con un procedimiento interno para casos de urgencia. En este caso, el procedimiento permitiría que la directora, pueda tomar una decisión rápida y efectiva para resolver la situación, sin necesidad de esperar la autorización de la cooperadora.

En situaciones no urgentes, como la necesidad de efectuar una compra de por ejemplo, cartulinas, es posible establecer una comunicación con un miembro de la cooperadora escolar, ya sea el presidente o la tesorera, o con quien hayan acordado la comunicacion para estos casos.  Si la directora desea hacer la compra de las cartulinas, la sugerencia es dialogar con uno de estos representantes de la cooperadora y obtener su autorización previa. Posteriormente, al efectuar la compra, podría proporcionar la factura o tickets fiscal al miembro de la cooperadora correspondiente, quien procederá a reembolsarle el monto necesario. Este procedimiento garantiza una gestión financiera ordenada y transparente.

Esta medida es eficaz porque permite que la escuela obtenga los recursos necesarios de manera rápida y eficiente. Además, es transparente, ya que se registra el gasto en el libro de caja de la cooperadora.

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